唐頤控股行政總監(jiān)王悅是一位擁有21年行政管理經(jīng)驗的資深行政采購人，她入行的這21年也是整個辦公采購行業(yè)發(fā)生巨大變化的21年。從最初的線下詢價交易，到后來的線上下單，再到通過數(shù)字化平臺進(jìn)行采購流程管理、推動公司運(yùn)營降本增效，再到服務(wù)類商品的線上采購、跟蹤……她不僅是數(shù)字化采購的見證者，更是多年的實(shí)踐者。

從大量的一線實(shí)操中，王悅也對數(shù)字化采購的價值有了更深刻的理解，她將其總結(jié)為三點(diǎn)：第一，供應(yīng)商選擇面擴(kuò)大，價格透明，直接降低了采購成本；第二，詢價、比價、申請、下單、物流等等都可以通過線上進(jìn)行追蹤、管理，顯著提高采購效率；第三，采購數(shù)字化還會推動公司整體數(shù)字化辦公，公司效率提升進(jìn)入正向循環(huán)。

尋源更快、決策更準(zhǔn)、履約更透明 數(shù)字化全面提升實(shí)物采購效率

在王悅剛剛從業(yè)時，B2B電商尚未出現(xiàn)，線下門店還是唯一的采購渠道。“那時候我們采購更多的是去一些小商品市場，面對面的詢價方式時間成本很高，之后還需要人工填寫大量的紙質(zhì)單據(jù)，比如審批、合同、對賬……不僅效率低，透明度也難以保障。”

后來隨著電商行業(yè)的不斷發(fā)展，特別是以京東為代表的企業(yè)推出了專門服務(wù)企業(yè)客戶的業(yè)務(wù)后，王悅也開始嘗試在工作中應(yīng)用數(shù)字化采購。“剛開始接觸數(shù)字化采購主要是進(jìn)行實(shí)物類的物資采購，比如我們會根據(jù)公司年初做的人員招聘計劃，按月為全國各分公司入職的新員工采購電腦。后續(xù)，關(guān)于公司日常辦公、員工生日禮、司齡禮等不同場景的物資采購也陸續(xù)通過線上來完成。”王悅說道。

對于數(shù)字化采購帶來的改變，王悅直觀的感受就是“效率”的提升。在尋源階段，數(shù)字化采購平臺上只需要輸入關(guān)鍵詞就能推薦海量的商品，同時價格也一目了然，比價十分方便；交易階段，采購人也能夠通過后臺看到所有供應(yīng)商的信息及不同供應(yīng)商的優(yōu)勢類目，讓決策效率更高；在履約交付階段，線上平臺能夠全程實(shí)時反饋過程信息，便于采購人跟蹤物流進(jìn)度、確保及時交付。

對此，王悅分享了一個2015年年會采購的故事。當(dāng)時王悅所在公司計劃在哈爾濱籌備一場600-800人的大型年會。由于公司總部和主要職能類崗位人員都位于北京，哈爾濱分公司只有小規(guī)模團(tuán)隊，難以獨(dú)立完成年會的籌備工作，如何保障年會物資順利到位成為王悅面臨的課題。擺在王悅面前的方案有兩個：一是北京這邊提前采購好演出和獎品環(huán)節(jié)的道具、物料，到時候隨隊一同帶去哈爾濱；二是通過京東企業(yè)業(yè)務(wù)進(jìn)行線上采購和預(yù)訂，然后異地發(fā)貨。經(jīng)過再三思考，王悅選擇了后者。她表示，第一種方案不僅要多搬運(yùn)一次物料、加大了前期統(tǒng)籌的工作量，也會帶來額外的物流成本。

于是王悅帶領(lǐng)北京行政及采購團(tuán)隊成立了年會籌備小組，確定了整個活動的策劃方案以及相關(guān)的物料、禮品標(biāo)準(zhǔn)后，統(tǒng)一通過京東企業(yè)業(yè)務(wù)下單發(fā)貨，哈爾濱團(tuán)隊只需要配合物料簽收工作。王悅回憶，“那次活動整體的采購支出大約有六十萬，京東不僅保障了所有物料及時送達(dá)年會現(xiàn)場，相關(guān)禮品規(guī)格也完全符合我們的要求，更為關(guān)鍵的是從前期部署到每一種物料的尋源以及中間的費(fèi)用控制，都非常透明，我們也幾乎沒有投入額外的人力成本，有效控制了整體的采購成本。”

從實(shí)物商品到裝修服務(wù)，數(shù)字化進(jìn)一步釋放采購降本增效空間

目前，王悅對于數(shù)字化采購的應(yīng)用已不僅僅局限于辦公設(shè)備、員工福利、年會物資這樣的實(shí)物類采購，在工裝基建乃至服務(wù)商采購中也進(jìn)行了大膽嘗試，并取得了良好的效果。

唐頤控股屬于生物醫(yī)藥行業(yè)，作為一家快速發(fā)展的雙高新企業(yè)集團(tuán)，業(yè)務(wù)的高速發(fā)展和快速迭代也讓采購每時每刻都會面臨著新需求。“基于公司業(yè)務(wù)經(jīng)營和戰(zhàn)略發(fā)展需要，唐頤控股經(jīng)常會在不同城市增設(shè)新的分公司。對于采購而言，新址裝修就成為我們的重要工作之一。”王悅說道，“此前在數(shù)字化采購方面有了一定的經(jīng)驗和良好的體驗，我們也開始嘗試將服務(wù)類的采購逐漸轉(zhuǎn)移到線上。”

王悅介紹，2022年唐頤控股上海分公司需要進(jìn)行裝修采購。由于上海分公司是一條完整的生產(chǎn)線，需要一系列的配套設(shè)施，辦公面積超過2000平方米，如果采用打包式的線下裝修服務(wù)商不僅費(fèi)用非常高昂，對于各項細(xì)節(jié)物料和服務(wù)的價格水平也難以精準(zhǔn)把控。

于是王悅開始嘗試通過數(shù)字化采購，讓整個裝修更加透明。身在北京的王悅，首先讓上海同事協(xié)助對整個裝修場地以及強(qiáng)弱電布線需求進(jìn)行了準(zhǔn)確測算，然后通過京東企業(yè)業(yè)務(wù)開展了數(shù)字化尋源，為每一項主材、輔材及服務(wù)匹配了專業(yè)的上海本地供應(yīng)商，并對相應(yīng)的收貨、安裝、統(tǒng)一調(diào)試、驗收、清潔等服務(wù)進(jìn)行整體跟蹤。

“相比于傳統(tǒng)線下供應(yīng)商的打包式報價，通過京東企業(yè)業(yè)務(wù)采購我們不僅能夠清晰地看到每一項主材、輔料和服務(wù)的價格，還可以很方便地進(jìn)行比價，透明度得到大幅提升。”據(jù)王悅測算，此次裝修中，僅為公司尋找弱電供應(yīng)商這一項，數(shù)字化采購就為唐頤控股節(jié)省了大約20%的費(fèi)用。

“目前，唐頤在全國有多家分子公司，因為地域的關(guān)系，如果沒有數(shù)字化的支持，作為集團(tuán)行政采購的管理者，我很難獲得真實(shí)有效的數(shù)據(jù)，并對未來的采購工作進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整。今后，唐頤控股也會繼續(xù)打通分公司間的數(shù)字化采購體系，以更高效的采購工作，為整個集團(tuán)的增長助力。我們行政采購部門也會通過持續(xù)的突破與探索，實(shí)現(xiàn)自身的成長。”王悅表示。